Handen tekort en maar één hoofd
Ben jij zelfstandige en voel je regelmatig: “Ik heb handen tekort en maar één hoofd”? Je bent niet alleen. Je to-dolijst groeit alleen maar aan, soms vergeet je klanten terug te bellen of krijg je boze mailtjes omdat je steken laat vallen. Misschien verlies je er zelfs klanten door…
Er zijn gewoon niet genoeg uren in een dag. Wél — sorry dat ik die ballon doorprik — je kan niet méér uren creëren dan die 24. Wat je wél kunt doen, is ervoor kiezen om deze uren anders te besteden.
Veel ondernemers blijven taken zelf doen uit gewoonte, controle of omdat ze denken dat uitbesteden nog niet voor hen is. Maar hoe lang hou je dat vol?
In deze blog lees jij waarom elke ondernemer administratieve ondersteuning nodig heeft.
Jij hebt een Virtual Assistant nodig als jij
je in 1 of meerdere van deze punten herkent:
- Je werkt ’s avonds en in het weekend nog je administratie bij terwijl je vrienden allemaal leuke dingen aan het doen zijn met hun gezin en je vrouw ook alweer slechtgezind is.
- Je stelt je btw-aangifte uit tot het laatste moment waardoor je die BBQ met vrienden moet af zeggen… maar anders riskeer je wéér een boete.
- Je wilt zo graag nieuwsbrieven sturen, maar het komt er nooit van dus wanneer moet je dat nog gaan doen?
- Je ergert je aan social media of technische tools omdat je hier gewoon echt geen kennis van hebt waardoor het jou uren tijdverlies kost.
- Vlak voor je vakantie loopt het echt helemaal uit de hand. Dan moet je al die facturen nog maken… Maar eerst moeten de bonnetjes nog bij elkaar gezocht worden, je weet niet meer precies wat elke klant moet gefactureerd krijgen… Je beseft “dit kan zo echt niet meer verder”
Als je minstens één van deze punten herkent, is het tijd voor actie.
Niet harder werken maar slimmer werken
Steeds meer professionals kiezen bewust voor ondersteuning. Denk aan artsen en tandartsen die al jaren met een assistente werken. Waarom zou jij, als ondernemer, alles zelf blijven doen?
Ik heb de oplossing voor jou! Een Virtual Assistant. Die schakel je al in vanaf een paar uurtjes in de week, hij/zij heeft echt expertise in dat werk wat jij eigenlijk echt niet graag meer doet én… de virtual assistant is ook zelfstandig ondernemer wat alleen maar voordelen met zich meebrengt: je krijgt iemand met verantwoordelijk, die in jouw bedrijf werkt alsof het het hare is.
De 7 voordelen van samenwerken met een Virtual Assistant (VA)
1. Al vanaf een paar uur per week inzetbaar — flexibel volgens jouw noden.
Geen vast contract of loonkosten — jij bepaalt wanneer je hulp inschakelt.
2. Jij krijgt meer tijd en ruimte om aan je strategie te werken en je bedrijf te laten groeien.
3. Meer tijd voor jezelf en je gezin.
4. Minder inwerktijd dan personeel, omdat VA’s expert zijn in specifieke taken
5. Jij doet alleen nog de taken waar je blij van wordt – meer energie dus! En meer rust in je hoofd en eindelijk terug plezier in je werk, in het leven
6. Die projecten die al maanden op je lijst staan? Die worden eindelijk werkelijkheid.
7. Alles is tijdig geregeld – klanten zijn tevreden en je hebt weer een betere work-life balans.
Een Virtual Assistant (VA) ondersteunt je op afstand
Dit kan vaak al vanaf een paar uur per week. Denk aan taken zoals:
- Mailbeheer, agendaplanning
- Offertes en opvolging
- Social media inplannen
- Nieuwsbrieven versturen
- Je E-book eindelijk online
- een online leeromgeving bouwen
- Alles voorbereiden voor de boekhouder en opvolgen dat alles tijdig wordt bezorgd opvolgen
- …
Ik kan nog wel eventjes doorgaan 🙂
Wat kost dat dan eigenlijk?
Ik spreek niet graag in kosten, want een VA hoort jou een grote ROI te geven. Zelfs als je het financiële plaatje bekijkt, zie ik alleen maar voordelen voor jou. Een VA regelt namelijk alle overheadkosten zelf, zoals werkplek, laptop, verzekeringen en pensioen. Je weet dus exact waar je aan toe bent en betaalt enkel de effectief gewerkte uren.
Wist je dat het je zelfs geld kan opleveren?
Een uurtarief van 60 euro lijkt misschien veel, maar kijk eens wat het je brengt:
Stel dat jij zelf 100 euro/uur rekent. Een opdracht vraagt 12 uur werk en levert 1200 euro op. Als je 4 uur uitbesteedt aan een VA (kost 240 euro), houd je 960 euro over. Maar je hebt zelf nog maar 8 uur gewerkt en kunt 4 uur aan een andere klant besteden (+400 euro). Jouw uurtarief stijgt van 100 naar 133 euro!
Beeld je eens in wat voor een verschil dat maakt op maandbasis!
Opgepast: Jij het geen gewone VA nodig.
Er zijn honderden VA’s actief in Vlaanderen en Nederland. En eerlijk? Ze lijken vaak allemaal op elkaar. Ze hebben mooie websites, werken met tools, posten tips op Instagram. Maar achter die gelijkenis gaan enorme verschillen schuil.
Elke VA heeft zijn of haar unieke talenten. Sommigen zijn technisch onderlegd. Anderen zijn sterk in klantcommunicatie, structuur of automatisatie.
In mijn 1-op-1 coaching help ik VA’s zich te positioneren op hun unieke kracht. Zo weet ik precies waar ze in uitblinken én waar ze energie van krijgen.
Wanneer jij als ondernemer een oproep plaatst, reageren er soms honderd VA’s. Ze roepen allemaal “Dit is echt iets voor mij!” Maar hoe kies jij dan wie de juiste is? Uren tijd ga je hier aan verspillen. Tijd die je niet hebt .
Wat je denkt nodig te hebben, is vaak niet wat je écht nodig hebt
Wat ik vaak zie gebeuren: ondernemers zoeken een VA, starten met iemand, maar merken dan na verloop van tijd dat het niet helemaal werkt. Waarom? Omdat ze niet helder hadden waar het échte knelpunt lag.
Misschien dacht je dat je hulp nodig had om offertes uit te sturen, maar is het handiger om eerst te kijken welke tools jij nu gebruikt en wat er beter zou werken voor jou, zodat je hier daarna een VA op zet om deze administratie op te volgen. Op deze manier heb je misschien maar een VA nodig voor 4 uurtjes in de week, terwijl zij er anders makkelijk 10u mee bezig zou zijn.
Of denk aan het voorbeeld van E. Zij dacht dat ze iemand nodig had die overzicht kon creëren in Trello. Dat zou een lapmiddeltje geweest zijn. Intussen werkt ze met iemand samen die haar helpt focussen op wat nu écht belangrijk is om te groeien, en die dat ook mee opvolgt. Pas wanneer dit duidelijk is, kan ze gericht een VA zoeken voor de uitvoering. Eerder had ze een VA én een social media manager die aanstuurde wat de VA moest doen… Niet echt efficiënt, toch?
Great VA Matchmaking
Daarom denk ik als VA matchmaker actief met je mee. Niet alleen over wie je nodig hebt, maar vooral over wat je bedrijf nu echt nodig heeft. Omdat ik precies weet wie wat doet en welke oplossingen er zijn in de markt.
Als je eerst met je bedrijfsprocessen en automatiseringen aan de slag gaat, heb je uiteindelijk veel minder uitvoerende uren nodig. Dat is veel slimmer dan gewoon het werk dat je niet graag doet over de schutting gooien.
Dat is wat een echte ondernemer zou doen: eerst strategisch nadenken, dan efficiënt uitbesteden. En precies daarom maak ik voor mijn klanten een plan op maat: wat jij echt nodig hebt én wie daar het beste bij past.
Een voorbeeld uit de praktijk
Ik was onlangs in gesprek met B., een financieel adviseur. Hij werkt de hele dag door voor zijn klanten, van de ene afspraak naar de andere. Hij straalt als hij spreekt over zijn expertise. Maar tegen middernacht komt hij thuis, en dan moet hij nog de opvolging doen. Hij doet dit in de late uurtjes, op zijn vrije dagen en zelfs in het weekend. Dat begint te wringen, ook thuis, want zijn vrouw wil ook wel eens iets leuks doen samen.
Toen ik hem vroeg wat hij het allerliefste zou willen, zei hij: “Gewoon iemand aan wie ik ‘s avonds mijn tas kan uitkappen. Iemand die de rest overneemt, intern opvolgt en zorgt dat alles klaar ligt voor het volgende klantgesprek. Iemand op wie ik kan vertrouwen.”
Dat soort ondersteuning bestaat echt. Alleen moet je weten wie die rol voor jou kan vervullen.
Mijn aanpak: kwaliteit boven kwantiteit
Wil je zelf eens rondkijken? In mijn Great VA Platform kun je vrijblijvend de profielen bekijken van zorgvuldig geselecteerde VA’s.
Besef je toch dat je hier hulp bij nodig hebt omdat je geen idee hebt wie je nu precies moet kiezen? Dan is er voor jou mijn Great VIP matchmaking. Hierin begeleid ik je persoonlijk naar de juiste match én aanpak, afgestemd op wat jouw onderneming echt nodig heeft.
Lees er hier meer over.
Ik ken mijn VA’s persoonlijk. Ik weet wie waar in uitblinkt. En soms stel ik niet één VA voor, maar een duo dat elkaar aanvult. Omdat jouw bedrijf dat verdient.
Klaar om de juiste ondersteuning te vinden?
Plan je Great Help Me Call of vul het formulier in. Gun jezelf de ruimte, de rust én de juiste expert.
Je hoeft het niet alleen te doen.
